Día 1 · Qué es un ERP y el ciclo de compra a pago

Qué es un ERP

Un ERP es un sistema que usa toda la empresa para registrar lo que hace: lo que compra, lo que recibe, lo que vende, lo que paga y lo que cobra. Las siglas vienen del inglés enterprise resource planning, que se traduce como «planificación de los recursos de la empresa». El nombre es lo de menos. Lo importante es la idea: una sola base de datos para todas las áreas.

Piense en cómo trabajaría Nube Volcán sin un ERP. Bodega lleva una hoja de cálculo con lo que llega. Compras tiene otra con los pedidos. Contabilidad copia a mano las facturas en su programa. Tesorería paga desde el banco con una lista que le manda alguien por correo. Cuando un proveedor llama a preguntar por qué no le han pagado, nadie sabe en qué hoja buscar, y cada hoja dice una cosa distinta.

Con un ERP, cada área trabaja sobre los mismos datos:

• Compras crea el pedido una vez.
• Bodega recibe la mercancía contra ese pedido, sin volver a escribir el material ni el precio.
• Cuentas por Pagar registra la factura contra ese pedido, y el sistema compara solo lo pedido, lo recibido y lo facturado.
• Contabilidad no copia nada: cada paso deja su asiento contable automáticamente.
• Tesorería paga lo que el sistema dice que vence, y el pago queda ligado a cada factura.

Así, cuando el proveedor llama, usted abre una sola pantalla y ve todo: qué se le pidió, qué entregó, qué facturó y qué se le pagó.

Datos maestros y documentos

Todo lo que hay en un ERP es de uno de dos tipos. Conviene distinguirlos desde el primer día:

Un documento siempre usa datos maestros. El pedido no vuelve a escribir el nombre ni la dirección del proveedor: solo dice «proveedor 100010», y el sistema trae el resto. Por eso un error en un dato maestro (una condición de pago equivocada, por ejemplo) se repite en todos los documentos que lo usan. Mañana dedicamos el día entero a los datos maestros.

El ciclo de compra a pago

El trabajo de su equipo tiene un nombre: el ciclo de compra a pago. En inglés se dice procure to pay, y casi siempre se abrevia P2P. Va desde que alguien necesita algo hasta que el proveedor recibe su dinero. Estos son los pasos, en orden:

Fíjese en dos cosas. Primera: cada paso se apoya en el anterior. La entrada de mercancías se hace contra el pedido; la factura, contra el pedido y lo recibido; el pago, contra la factura. Segunda: hay pasos que no hace su equipo (la bodega recibe, Tesorería aprueba el banco), pero usted tiene que entenderlos todos, porque cuando algo no cuadra, el problema puede estar en cualquiera.

No todas las compras pasan por todos los pasos. El alquiler de la bodega o la factura de la luz no llevan pedido ni entrada de mercancías: se registran directamente como factura (con la transacción FB60, que verá el día 10). Pero la compra de mercadería para vender, que es la mayor parte del dinero, sigue el ciclo completo.

Una compra de punta a punta: las 200 cajas

Para que el ciclo no quede en teoría, Mariela le cuenta la última compra de cajas, que va a encontrar en el laboratorio:

1. La necesidad. A principios de octubre, Óscar Mena, el encargado de bodega, ve que quedan pocas cajas de cartón EMP-001. En el centro de distribución se usan unas cincuenta por día para despachar pedidos.
2. El pedido. Ana Lucía Solano, la compradora, revisa con quién se compran esas cajas y a qué precio. El proveedor de siempre es Empaques del Valle Central (proveedor 100010), con un precio acordado de ₡850 por caja. El 5 de octubre graba el pedido 4500000001 por 200 cajas: ₡170.000 sin IVA, con entrega el 9 de octubre. El proveedor recibe el pedido por correo y lo confirma.
3. La entrada. El 9 de octubre llega el camión con la nota de entrega GE-3301. Óscar cuenta las cajas, revisa que estén secas y enteras, y registra la entrada contra el pedido. En ese momento sube el inventario y la cuenta puente queda con ₡170.000 «recibidos sin facturar».
4. La factura. El proveedor manda la factura FE-00012345: ₡170.000 más el 13 % de IVA (₡22.100), en total ₡192.100. Cuentas por Pagar la registra contra el pedido. El sistema compara: se pidieron 200 cajas a ₡850, se recibieron 200 y se facturaron 200 a ₡850. Todo coincide, así que la factura queda lista para pagarse y la cuenta puente vuelve a cero.
5. El pago. La condición de pago de ese proveedor es a 30 días, así que la factura vence el 8 de noviembre. Ese día, o en la corrida de pagos anterior, Tesorería le transfiere los ₡192.100.

Si en algún paso algo no hubiera cuadrado (llegaron 180 cajas, o la factura cobraba ₡900 por caja), el sistema lo habría detectado y la factura no se pagaría hasta aclararlo. Ese es el valor del ciclo: cada paso controla al anterior.

Cada documento tiene su número

Cuando usted graba un documento, el sistema le da un número único que nadie más va a tener. Ese número es la forma de encontrarlo después, de mencionarlo en un correo o de explicarle a un proveedor qué se le pagó. En el sistema de práctica, por la primera cifra ya se sabe qué es:

En cada empresa los rangos son distintos, pero la costumbre es la misma: cuando alguien le dice «el 45 que le mandé», está hablando de un pedido.

Cómo se mueve en el sistema: los códigos de transacción

Cada tarea del sistema es una transacción: crear un pedido es una, registrar una factura es otra, ver las partidas de un proveedor es otra. Cada transacción tiene un código corto, como ME21N o MIRO. Quien trabaja todos los días con el sistema no busca en menús: escribe el código y llega directo.

En el laboratorio de este curso funciona igual. Arriba hay un campo que dice Código de transacción:

1. Toque el campo (o haga clic en él).
2. Escriba el código, por ejemplo ME2N. Puede escribirlo en minúsculas: el sistema lo entiende igual.
3. Toque el botón Ir o pulse Enter.
4. Se abre el formulario de esa transacción, con su nombre en español y una frase que explica para qué sirve.

Si no se acuerda del código, toque Menú de transacciones: ahí están todas, ordenadas por tema (Compras, Inventario, Facturas, Pagos, Consultas contables y Datos maestros) y con su nombre en español. Con el tiempo, los códigos que más usa se le van a quedar solos.

Una pista para recordar los códigos: crear, modificar y visualizar

Muchas transacciones vienen de a tres, con el mismo comienzo y un número que cambia:

«1» crea, «2» modifica y «3» muestra. Las que empiezan con ME son de compras; las que empiezan con F (FB60, F-53, F110, FBL1N) son de finanzas; las que empiezan con M sola (MIGO, MIRO, MMBE, MB52) son de materiales e inventario.

Consultar no cambia nada; grabar sí

Hay dos clases de transacciones:

• Las de consulta (ME2N, ME23N, MMBE, FBL1N, FB03…) muestran información. Puede abrirlas todas las veces que quiera: no cambian nada.
• Las que graban (ME51N, ME21N, MIGO, MIRO, F-53…) crean un documento. Al tocar el botón verde de grabar, el sistema revisa todo y, si está bien, le da un número. Si algo falta o no cuadra, le dice qué y no graba nada.

Cuando el sistema graba, aparece un mensaje verde con el número del documento. Cuando no puede, aparece un mensaje rojo que le explica qué corregir. Léalo con calma: casi siempre dice exactamente qué hacer. También hay mensajes amarillos de atención: el documento se grabó, pero hay algo que conviene revisar.

La contabilidad detrás de cada paso

No hace falta ser contador para este trabajo, pero sí entender una idea: cada movimiento de dinero o de mercancía deja un asiento contable. Un asiento tiene dos lados:

• Debe: lo que aumenta para la empresa (más inventario, más gasto) o lo que disminuye de lo que debe.
• Haber: de dónde sale (del banco) o lo que la empresa queda debiendo (al proveedor).

La suma del debe siempre es igual a la suma del haber. Por eso se dice que el asiento «cuadra». En el ciclo de compra a pago, el sistema genera solo estos asientos:

La cuenta puente (en inglés goods receipt / invoice receipt, abreviado GR/IR) es una cuenta de paso: guarda «lo recibido que todavía no se ha facturado». Cuando llega la mercancía, se llena; cuando llega la factura, se vacía. Si queda algo ahí, falta una factura o falta una entrada. Lo verá en detalle el día 6 y el día 13.

El trabajo en un centro de servicios compartidos

Un centro de servicios compartidos (en inglés shared services center, o SSC) es un equipo que hace las tareas administrativas de varias áreas, o de varias empresas de un mismo grupo, desde un solo lugar. Muchas multinacionales tienen el suyo en Costa Rica, en México, en Colombia o en España, y atienden en inglés y en español.

Cómo se trabaja ahí:

• Por casos (en inglés, tickets). Las solicitudes llegan a una bandeja: «el proveedor dice que no le han pagado la factura 4410», «hay que crear un pedido para la sucursal de Heredia». Cada caso tiene un responsable y un plazo.
• Con plazos medidos. Se mide cuánto se tarda en registrar una factura o en contestar un correo. Ese compromiso se llama SLA (service level agreement, acuerdo de nivel de servicio).
• Con controles. Quien crea un pedido no lo aprueba, y quien registra una factura no la paga. Así nadie puede, por error o a propósito, pagarse algo a sí mismo. A esto se le llama separación de funciones.
• En dos idiomas. Muchos proveedores y compañeros escriben en inglés. Por eso cada día del curso trae el vocabulario en inglés.

Vocabulario del día en inglés

Un correo típico de un centro de servicios: «Hi, could you please check the status of invoice 4410? The PO is 4500000123 and the goods were received last week.» Ya entiende casi todo: le preguntan en qué estado está la factura 4410, le dan el número de pedido y le dicen que la mercancía se recibió la semana pasada.

Cómo usar el laboratorio

Más abajo está el sistema ERP de práctica de Nube Volcán, con algunos documentos que ya grabó el equipo antes de que usted llegara. Así se usa:

1. Lea la tarea en la tarjeta grande, arriba del sistema. Dice «Tarea 1 de 15».
2. Escriba el código de la transacción en el campo de comando y toque Ir.
3. Llene el formulario. Cada campo dice qué va ahí, y al escribir el número de un proveedor o de un material aparece su nombre al lado, para que confirme que es el correcto.
4. Toque el botón verde (Mostrar, Ver la lista o Grabar).
5. Si la tarea hace una pregunta, aparece una caja para responderla debajo de la tarjeta. Busque el dato en el sistema y escríbalo.

Si se traba, toque Pista. Si de verdad no sale, toque Escribirlo por mí: el sistema llena el formulario por usted, y usted solo revisa y toca el botón verde. Nadie lo regaña por usarlo: es para aprender. Su avance se guarda solo.