Sistema para ASADAS: abonados, consumos, quejas y reportes

Lo primero: no reemplazamos su facturación

Casi todas las ASADAS ya facturan con un sistema, y ese sistema cobra bien. El problema es todo lo demás: la información de los abonados está regada entre el sistema de facturación, varios archivos de Excel, cuadernos y chats de WhatsApp. Cuando la junta pide un reporte, alguien pasa días armándolo a mano.

Nuestro sistema no toca la facturación ni la contabilidad. Se encarga de lo que queda afuera y se alimenta de los reportes que su sistema de facturación ya exporta a Excel. No hay que cambiar de proveedor ni aprender a facturar de otra manera.

En palabras técnicas, es un CRM hecho para una ASADA: la relación con cada abonado, ordenada y con historia, en vez de la relación con clientes de una tienda.

Qué hace el sistema

Expediente de cada abonado

Datos de contacto, número de paja, medidor, tarifa, ubicación y observaciones, todo en una sola ficha. Cuando alguien actualiza un teléfono o una dirección, queda registrado quién lo cambió, cuándo y qué decía antes.

Historial de consumos

Cada mes se sube el Excel que exporta su sistema de facturación y el sistema lo agrega al historial. En la ficha del abonado se ve un gráfico de sus consumos mes a mes, sin buscar en archivos viejos.

Reportes que se hacen solos

• Pajas en cero: las que no marcaron consumo. Puede ser un medidor dañado, una casa vacía o una conexión que hay que revisar.
• Consumos más altos del mes: los grandes consumidores, ordenados.
• Cambios bruscos: las pajas que subieron o bajaron mucho contra su promedio, que muchas veces es una fuga o una lectura mala.
• Consumo por tarifa y por sector.
• Quejas por tipo y por estado, y cuánto tardan en resolverse.

Todos se exportan a Excel y a PDF, listos para la sesión de junta.

Quejas y seguimiento

Fugas, baja presión, calidad del agua, reclamos de cobro. Cada queja queda con su responsable, su prioridad y su estado, de abierta a resuelta, con las notas de cada visita. Ya no se pierde la queja que alguien anotó en un papel, y la junta sabe cuánto se tarda en atender.

Trabajo de campo desde el celular

El fontanero busca la paja, ve los datos del abonado y registra la visita o la avería desde el teléfono. La oficina lo ve en el momento.

Usuarios y permisos

Cada persona entra con su propio usuario. La oficina, los fontaneros, la junta directiva y quien solo consulta ven lo que les toca, y nada más.

Una segunda etapa: compras, bodega e inventario

Cuando la primera parte ya se usa todos los días, se le puede sumar otro módulo al mismo sistema, con el mismo usuario:

• Solicitudes y órdenes de compra, con sus proveedores.
• Autorizaciones digitales: el encargado o la junta aprueba desde el celular, y queda registrado quién aprobó y cuándo.
• Bodega: entradas, salidas, existencias y aviso cuando un material llega al mínimo.
• Material por trabajo: qué se usó en cada avería o proyecto, y cuánto costó.

Se hace por etapas a propósito: un sistema con todo el primer día es la forma más segura de que nadie lo use. Lo explicamos en CRM para PYMES, que funciona con la misma lógica.

Cómo se hace

1. Una videollamada para entender cómo trabaja la ASADA hoy y qué reportes le piden. Ahí le mostramos una demostración con datos de ejemplo.
2. Un reporte de muestra de su sistema de facturación, sin nombres ni montos, para ver cómo vienen los datos.
3. La propuesta, con lo que incluye, los tiempos y el precio por escrito.
4. La migración: pasamos lo que hoy tienen en Excel y cargamos los meses de consumo que tengan.
5. Capacitación para la oficina y los fontaneros, y soporte mes a mes.

Sus datos, cuidados

La información de los abonados es delicada. El sistema guarda los datos en la nube con respaldos diarios, cada usuario tiene su contraseña y sus permisos, y queda registro de cada cambio. Los datos son de la ASADA y se pueden exportar cuando quieran. Así trabajamos todo el software a la medida que hacemos.

Lo regulatorio no es nuestro

Tarifas, reglamentos y lo que pide AyA lo ve la junta con quien corresponde. Nosotros hacemos el sistema para que la información esté ordenada y los reportes salgan en minutos. Si una empresa de software le da asesoría regulatoria de regalo, desconfíe.