Usted pide una cotización para un sistema y le llegan tres números que no se parecen en nada. Uno cobra una sola vez, otro pone mensualidad y el tercero ni dice qué incluye. Así es difícil saber cuánto cuesta un sistema a la medida en Costa Rica, y más difícil saber cuál oferta es la buena.
No le voy a dar un número, porque sin conocer su negocio sería inventarlo. Lo que sí le puedo explicar es de qué depende el precio, qué se paga una vez y qué se paga cada mes, y cómo pedir cotizaciones que se puedan comparar.
Por qué no hay un precio de lista
Un sistema a la medida se hace para la forma de trabajar de una empresa en particular. Una ferretería con dos bodegas y una oficina de contadores con cuarenta clientes no ocupan lo mismo, aunque las dos digan «quiero dejar el Excel».
Por eso se cotiza por alcance: primero se define qué va a hacer el sistema y después se le pone precio. Nosotros tampoco tenemos un precio publicado para esto, por la misma razón. Quien le dé un monto por teléfono sin preguntarle cómo trabaja, está adivinando.
De qué depende cuánto cuesta un sistema a la medida
Estas son las cinco cosas que más mueven el número:
- Cuántas pantallas o módulos lleva. Un módulo es una parte del sistema que hace un trabajo: inventario, cotizaciones, cuentas por cobrar. Cada pantalla hay que diseñarla, programarla y probarla. Más pantallas, más horas.
- Cuántos tipos de usuario hay. Pesa menos la cantidad de personas que la cantidad de permisos distintos. Si el bodeguero ve una cosa, el vendedor otra y el dueño todo, son tres juegos de reglas.
- Con qué se tiene que conectar. La facturación electrónica, la tienda en línea, WhatsApp, el programa de contabilidad. Cada conexión es trabajo aparte, y depende de qué tan abierto sea el otro programa.
- Los datos que hay que pasar. Diez años de clientes y productos en Excel no entran solos. Hay que limpiarlos, quitar los repetidos y acomodarlos. Es de lo que más se subestima.
- El mantenimiento. El alojamiento, los respaldos, las correcciones y los cambios pequeños después de la entrega.
También cuenta si tiene que usarse en el celular, por ejemplo por vendedores en ruta o por el encargado de bodega. Eso se define desde el inicio, y lo explicamos en aplicaciones móviles y web.
Y hay un factor que casi nadie menciona: qué tan claro tiene usted lo que quiere. Si el alcance cambia cada semana, el precio también.
¿Se paga una vez o con mensualidad?
Hay tres formas de cobro, y conviene saber cuál le están ofreciendo:
| Forma de cobro | Cómo se paga | Qué revisar |
|---|---|---|
| Pago único | Un monto por construir el sistema, normalmente en tractos según el avance | Quién lo aloja y lo corrige después, y cuánto cuesta eso |
| Instalación más mensualidad | Un monto inicial más bajo y una cuota fija cada mes | Qué cubre la cuota, cuántos meses como mínimo y si el sistema queda suyo |
| Alquiler de un programa ya hecho | Mensualidad por plan o por usuario, sin desarrollo | Sube con cada persona que agregue, y el programa nunca es suyo |
Ninguna es mala. El pago único duele más al principio y pesa menos con los años. La mensualidad reparte el golpe, pero hay que leer bien el contrato: si un día deja de pagar, ¿se queda con el sistema y con sus datos, o se apaga todo?
Aunque pague una sola vez, casi siempre queda un gasto mensual pequeño: el alojamiento, que es el servidor donde vive el sistema, y alguien que lo cuide. Pregunte cuánto es antes de firmar.
Qué debería recibir por esa plata
- El alcance por escrito: la lista de lo que el sistema hace y, igual de importante, de lo que no hace.
- Entregas por partes. Que su gente empiece a usar el primer módulo mientras se hace el siguiente, en vez de esperar meses a una entrega final.
- Sus datos pasados y revisados, hasta donde se haya acordado.
- Capacitación para quienes lo van a usar todos los días.
- El código, la base de datos y los accesos a su nombre cuando termine de pagar. Así puede seguir con el mismo proveedor o con otro.
- Respaldos y una persona a quien llamar si algo falla.
Si una cotización no dice nada de esto, no es que sea barata: es que está incompleta.
¿Cuánto cobra un programador por un sistema?
No hay una tarifa oficial. Un programador independiente suele cobrar por hora o por proyecto. Una empresa de desarrollo cobra por proyecto, con un equipo detrás. El independiente casi siempre sale más barato.
La diferencia no está solo en el precio. Si es una sola persona y se enferma, se va del país o consigue brete fijo, su sistema queda sin quien lo atienda. No es razón para descartarlo, pero sí para exigirle lo mismo que a una empresa: alcance por escrito, el código entregado y los accesos a su nombre.
Cómo pedir una cotización que se pueda comparar
Las cotizaciones no se parecen porque cada proveedor se imaginó un sistema distinto. La solución es darles a todos el mismo papel:
- Escriba cómo trabaja hoy, paso por paso, desde que entra un pedido hasta que se cobra. Con una hoja basta.
- Haga la lista de lo que quiere que haga el sistema y marque qué es indispensable y qué puede esperar.
- Diga cuántas personas lo van a usar y qué puede ver cada una.
- Anote con qué se tiene que conectar y cuántos datos hay que pasar.
- Pida el precio desglosado: desarrollo, paso de datos, capacitación, alojamiento y mantenimiento por separado.
Y hágales a todos las mismas preguntas:
- ¿El precio está en colones o en dólares, y ya incluye el IVA?
- Si a medio camino pido un cambio, ¿cómo se cobra?
- ¿De quién es el código y dónde quedan mis datos?
- ¿Cuánto pago cada mes después de la entrega y qué cubre?
- ¿Qué garantía tengo si algo sale con errores?
Cómo bajar el precio sin echar a perder el sistema
- Arranque por un solo módulo, el que resuelve el dolor más grande. Si su gente lo usa, se sigue con el resto.
- Deje manual lo que pasa poco. Automatizar algo que ocurre dos veces al año rara vez se paga.
- Limpie usted los datos antes de entregarlos. Nadie conoce a sus clientes y sus productos mejor que su propio equipo.
- No mande a hacer lo que ya existe. Para la facturación electrónica hay programas probados. Lo normal es conectarse a uno, no programarlo de cero.
Y si lo que necesita es ordenar clientes y cotizaciones, lea primero cuándo una PYME necesita un CRM. Muchas veces una plataforma ya hecha alcanza, y sale más barata.
Cuándo todavía no conviene
Si su negocio todavía está definiendo cómo trabaja, programarlo es congelar un proceso que va a cambiar, y cambiarlo después sale caro. En ese caso ordene primero con herramientas sencillas y mande a hacer el sistema cuando el proceso ya esté estable.
Cómo lo cotizamos nosotros
Primero vemos cómo trabaja su equipo hoy: qué se anota, dónde, y en qué punto se pierde la información. Con eso definimos el alcance y le pasamos la propuesta por escrito. Casi siempre recomendamos arrancar por un módulo, y al completar el pago el código, la base de datos y los accesos quedan a su nombre.
Si quiere saber cuánto costaría en su caso, cuéntenos cómo opera su negocio en software a la medida. Si su empresa tiene varias áreas y ya usa otros sistemas que hay que conectar, vea software para empresas. Y si le sirve más un programa ya hecho, se lo decimos.