El Excel dice que hay 40 sacos de cemento. Usted va a la bodega y cuenta 31. Nadie sabe si se vendieron, si nunca entraron o si alguien se los llevó. Y así con medio inventario.
Si el inventario en Excel no le cuadra, casi nunca es culpa del Excel. Es de cómo se usa. Acá le explico por qué pasa, qué puede hacer hoy mismo sin gastar un colón y en qué punto ya conviene pasarse a un sistema.
Por qué el inventario en Excel no cuadra
- Hay varias copias del archivo. Una en la computadora de la oficina, otra en un correo, otra en una llave maya. Cada quien actualiza la suya.
- Se anota después. La venta se hace a las diez y se registra «cuando haya tiempo». A veces, nunca.
- Todos tocan el archivo y nadie responde por él.
- Entra mercadería sin registrarse. Llega el camión, se acomoda la carga y la factura del proveedor queda en una gaveta.
- Hay salidas que no son ventas: lo que se dañó, la muestra, lo que se usó en el local, lo que se le prestó a un cliente de confianza.
- Las unidades están revueltas. Se compra por caja y se vende por unidad, y en el archivo hay de las dos.
- El mismo producto aparece con dos nombres.
- Alguien escribió encima de una fórmula y desde ese día la suma está mala.
Y sí, a veces también hay robo. Pero mientras el registro esté desordenado, no hay forma de saber si falta mercadería o si falta anotar.
Qué puede arreglar hoy sin gastar
- Un solo archivo. Guárdelo en la nube, con la cuenta de Google o de Microsoft que ya tiene, para que todos abran el mismo. Las copias viejas se borran.
- Una sola persona responsable. Los demás le pasan la información y solo ella digita. Deje un suplente para cuando no esté.
- Entradas y salidas el mismo día. La regla es corta: nada se acomoda en la bodega sin anotarse y nada sale sin anotarse.
- Una hoja de movimientos. En vez de borrar el saldo y escribir el nuevo, anote cada movimiento en una fila: fecha, producto, si entra o sale, cantidad, quién y por qué. El saldo lo calcula una fórmula. Así puede devolverse a ver qué pasó.
- Un código por producto y una sola unidad. Decida si el tornillo se lleva por caja o por unidad, y que sea igual en todo el archivo.
- Anote también lo que no es venta. Daños, muestras, vencidos y consumo del local se registran como salida, con su motivo.
- Proteja las celdas con fórmulas para que nadie las pise sin querer.
Si no puede con todo de una vez, empiece por las tres primeras. Son las que más cambian el resultado.
Conteos por zonas: cuente un poco cada semana
Contar toda la bodega una vez al año sirve de poco. Cuando aparece la diferencia, ya nadie recuerda qué pasó. Funciona mejor contar por partes:
- Divida la bodega en zonas: un pasillo, un estante o una familia de productos.
- Cuente una zona cada semana, antes de abrir o después de cerrar, cuando no hay movimiento.
- Que cuente alguien distinto al que lleva el archivo, y sin ver el saldo.
- Compare y busque la causa esa misma semana, mientras la gente todavía se acuerda.
- Ajuste el archivo y deje escrito el motivo del ajuste.
Lo más caro y lo que más se mueve, cuéntelo más seguido.
«Se me pierde mercadería y no sé dónde»
Con la hoja de movimientos y los conteos por zonas, la pérdida deja de ser un misterio general y empieza a tener lugar y fecha. Revise en este orden:
- La recepción. ¿Se cuenta lo que llega contra la factura del proveedor, o se firma sin revisar?
- El despacho. ¿Sale mercadería sin factura o sin apunte?
- Las devoluciones y los cambios. ¿Vuelven al inventario o se quedan en un rincón?
- Los daños y los vencidos. ¿Se dan de baja o solo se botan?
- Lo que se repite. Si el faltante cae siempre en el mismo producto o en la misma zona, ahí hay que poner atención: quién tiene acceso y quién tiene llave.
Hágalo sin acusar a nadie. Muchas veces el faltante es desorden y no robo. Y si es robo, un registro al día es lo que le permite demostrarlo.
Cuándo dejar el Excel para el inventario
Si con lo anterior el inventario cuadra, quédese con el Excel. No hay por qué pagar un sistema que no ocupa. Las señales de que ya no alcanza son estas:
- Varias personas venden o despachan al mismo tiempo, y el archivo siempre va atrasado.
- Tiene más de una bodega o más de un local.
- Vende por internet o por WhatsApp y promete productos que ya no hay.
- Saber el costo, la ganancia por producto o qué hay que pedir le toma días.
- Una sola persona entiende el archivo, y si falta, nadie sabe nada.
- Ya ordenó todo y sigue sin cuadrar, porque el volumen no da para llevarlo a mano.
Qué sistema le conviene
Empiece por lo más sencillo. Muchos programas de facturación o de punto de venta ya traen inventario: cada venta rebaja la existencia sola. Para una tienda o una ferretería de barrio, eso suele alcanzar. Lo vemos en facturación electrónica.
Un sistema hecho para su empresa se justifica cuando hay reglas que esos programas no traen: varias bodegas con traslados entre ellas, precios por tipo de cliente, vendedores en ruta, o un inventario que tiene que conversar con la tienda en línea y con la contabilidad. Para eso está el software a la medida.
En ferreterías y depósitos esto se nota más, porque son miles de productos pequeños y clientes preguntando por WhatsApp si hay. Un catálogo en internet ayuda, y lo explicamos en páginas web para ferreterías, pero solo sirve si el inventario de atrás está al día.
Un aviso: cualquier sistema hereda lo que usted le meta. Si pasa un Excel desordenado a un programa caro, queda con el mismo desorden y una mensualidad. Por eso el orden va primero.
Cómo le ayudamos
Si ya ordenó el Excel y aun así no le alcanza, revisamos con usted cómo se mueve la mercadería hoy y le decimos qué le conviene: un programa ya hecho, uno a la medida, o seguir como está. Cuando hay que desarrollarlo, se arranca por un módulo, normalmente el inventario, y el sistema nuevo corre a la par del Excel hasta que los números coinciden. Los detalles están en software para empresas.
