Su primer día en Nube Volcán
Nube Volcán S.A. (una empresa ficticia) vende servicios en la nube a negocios de todo el país. Hoy usted empieza en el área de administración y finanzas. Su jefa es Laura Jiménez, la gerente administrativa. Le da la bienvenida con un café y con una frase que va a escuchar a menudo: «Aquí todo pasa por Excel: la caja chica, la planilla, los cobros, las ventas. No se preocupe si nunca lo ha usado; vamos paso a paso».
Su primera tarea es sencilla: «Le dejé la lista de suministros de oficina que vamos a comprar en octubre. Tiene un par de errores. Corríjalos, calcule cuánto cuesta cada artículo y sáqueme el total con el IVA».
Durante 15 días, Laura le va a pedir cosas como esta. Al final, usted va a poder hacer lo que pide el MO-210, el examen de certificación de Excel de Microsoft, porque ya lo habrá hecho en su trabajo.
Qué es Excel y para qué sirve
Excel es un programa de hojas de cálculo. Imagine un cuaderno cuadriculado muy grande donde cada cuadrito puede guardar un dato: un nombre, un precio, una fecha. La diferencia con el cuaderno es que Excel hace las cuentas solo. Si usted anota cuánto gasta cada semana en el súper, Excel le dice cuánto gastó en el mes. Y si después corrige un número, el total se corrige solo, sin que usted tenga que sumar otra vez.
Por eso se usa en casi todas las oficinas: para la planilla de los empleados, el inventario de una pulpería, el control de ventas, las citas de un consultorio, el presupuesto de la casa o la lista de invitados de una boda.
Abrir Excel y crear un libro en blanco
- Haga clic en el botón de Inicio de Windows (el logotipo de cuatro cuadros, abajo a la izquierda o al centro de la pantalla).
- Escriba Excel y haga clic en el programa cuando aparezca.
- Excel abre una pantalla de bienvenida. Haga clic en Libro en blanco.
Listo: tiene delante una cuadrícula vacía. Eso es un libro nuevo.
Libro, hoja y celda: las tres palabras clave
- Libro: es el archivo completo, lo que usted guarda en la computadora y manda por correo. Un libro de Excel normalmente termina en
.xlsx, por ejemplosuministros-octubre.xlsx. Esas letras después del punto se llaman extensión y dicen qué tipo de archivo es. - Hoja (u hoja de cálculo): cada página del libro. Un libro puede tener muchas hojas, como un cuaderno tiene muchas páginas. Se ven como pestañas abajo a la izquierda, con nombres como Hoja1. Para pasar a otra hoja, se hace clic en su pestaña.
- Celda: cada cuadrito de la hoja. Es donde se escribe.
Piense en un archivador: el libro es la carpeta, las hojas son las páginas de la carpeta y las celdas son los renglones donde se escribe.
Columnas, filas y la dirección de cada celda
Las columnas son verticales y tienen letras arriba: A, B, C… Las filas son horizontales y tienen números a la izquierda: 1, 2, 3… Cada celda tiene una dirección (también se le dice referencia) que se forma con la letra de la columna y el número de la fila, en ese orden. La celda donde se cruzan la columna B y la fila 3 se llama B3.
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Artículo | Cantidad | Precio |
| 2 | Café molido | 4 | 4300 |
| 3 | Azúcar | 3 | 1100 |
En esta hoja, la celda B3 tiene el número 3: la cantidad de azúcar. La celda A1 dice «Artículo» y la C2 tiene el precio del café.
Un rango es un grupo de celdas que forman un rectángulo. Se escribe con la primera celda (la de arriba a la izquierda), dos puntos y la última (la de abajo a la derecha). A1:C3 es todo el cuadro de arriba: 3 columnas por 3 filas, 9 celdas. B2:B3 son solo las dos cantidades.
Dato útil. Una hoja tiene 16 384 columnas y 1 048 576 filas. Después de la Z vienen AA, AB, AC… y la última columna se llama XFD. No va a necesitar tantas, pero así sabe que el espacio no se acaba.
Error común. Escribir la dirección al revés: «3B». Siempre va primero la letra de la columna y después el número de la fila: B3.
Las partes de la ventana
La pantalla de Excel tiene muchos botones, pero solo necesita conocer unas pocas partes para empezar. Vaya de arriba hacia abajo:
| Parte | Dónde está | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Barra de título | Arriba de todo, al centro | Muestra el nombre del libro. Si todavía no lo ha guardado, dice algo como «Libro1». |
| Barra de herramientas de acceso rápido | Arriba a la izquierda, o debajo de la cinta | Unos pocos botones que siempre están a mano, como Guardar, Deshacer y Rehacer. Usted decide cuáles. |
| Cinta de opciones | La franja ancha de botones debajo del título | Todos los comandos de Excel, ordenados en pestañas: Archivo, Inicio, Insertar, Disposición de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista y Ayuda. Cada pestaña tiene grupos: la pestaña Inicio, por ejemplo, tiene los grupos Portapapeles, Fuente, Alineación, Número, Estilos, Celdas y Edición. |
| Cuadro de nombres | A la izquierda, debajo de la cinta | Muestra la dirección de la celda seleccionada (por ejemplo, B3). También sirve para ir a una celda: escriba la dirección y pulse Enter. |
| Barra de fórmulas | Junto al cuadro de nombres, con las letras fx | Muestra lo que realmente tiene la celda seleccionada. Si la celda tiene una fórmula, aquí se ve la fórmula y en la celda, el resultado. |
| Encabezados de columnas y filas | Las letras de arriba y los números de la izquierda | Le dicen dónde está. Un clic en una letra selecciona toda la columna; un clic en un número, toda la fila. |
| Celda activa | La celda con el borde verde grueso | Es donde se va a escribir. Solo hay una celda activa a la vez. |
| Pestañas de hojas | Abajo a la izquierda | Una pestaña por hoja. El botón + agrega una hoja nueva. |
| Barra de estado | La franja de abajo de todo | Si selecciona varias celdas con números, aquí aparecen al instante su promedio, el recuento y la suma. A la derecha tiene los botones de vista y el zoom. |
El zoom (la barrita con un − y un + abajo a la derecha) agranda o achica lo que ve, sin cambiar los datos. Si las letras se le ven pequeñas, súbalo a 120 % o 140 %: es para su comodidad y no afecta lo que se imprime.
En el examen. El MO-210 no le pregunta cómo se llama cada parte: le pide que haga cosas dentro de un libro real, como «cambie el valor de la celda C5» o «agregue el comando Vista previa de impresión a la barra de herramientas de acceso rápido». Si sabe dónde está cada parte, encuentra los comandos más rápido, y el tiempo cuenta: son 50 minutos.
Moverse por la hoja
Para elegir una celda, haga clic en ella. También puede moverse con el teclado, que suele ser más rápido:
| Tecla | Qué hace |
|---|---|
| Flechas ↑ ↓ ← → | Se mueve una celda en esa dirección. |
| Enter | Confirma lo que escribió y baja a la celda de abajo. |
| Tab | Confirma lo que escribió y pasa a la celda de la derecha. |
| Ctrl+Inicio | Lo lleva a la celda A1, el principio de la hoja. |
| Re Pág y Av Pág | Sube o baja una pantalla completa. |
Para llegar a una celda lejana, use el cuadro de nombres: haga clic en él, escriba la dirección, por ejemplo M40, y pulse Enter. Excel lo lleva directo.
Escribir datos
Escribir en Excel tiene tres pasos:
- Haga clic en la celda donde quiere escribir.
- Escriba el dato. Mientras escribe, lo ve en la celda y en la barra de fórmulas.
- Pulse Enter para confirmar. Si se arrepiente antes de confirmar, pulse Esc y la celda queda como estaba.
Para empezar, le basta conocer tres tipos de datos, y cada uno se comporta distinto:
| Tipo | Ejemplos | Cómo lo reconoce |
|---|---|---|
| Texto | Café molido, paquete, Laura | Se pega al lado izquierdo de la celda. Con texto no se hacen cuentas. |
| Número | 4, 1100, 12,5 | Se pega al lado derecho. Con números sí se calcula. |
| Fecha | 20/10/2026 | Se pega a la derecha, como los números, porque por dentro Excel guarda cada fecha como un número. |
Escriba los números solos, sin palabras: 1500, no «1500 colones». Si le agrega una palabra, Excel lo toma como texto y no lo puede sumar. El símbolo de colones, los decimales y los separadores de miles se ponen después con el formato, que verá el día 3.
Las fechas se escriben como día, mes y año, separados con barras: 20/10/2026. Excel las reconoce como fecha y las alinea a la derecha. Ese orden depende de la configuración de Windows: en Costa Rica es día/mes/año, pero en una computadora configurada para Estados Unidos es mes/día/año.
Dato útil. Los decimales también dependen de la configuración: con la de Costa Rica se escriben con coma (12,5), y con la de Estados Unidos, con punto (12.5). El laboratorio de este curso acepta los dos y muestra la coma. Si en su Excel la coma no funciona como decimal, use el punto.
Cuando un texto es más largo que la celda, se «sale» y se ve encima de las celdas de la derecha, siempre que estén vacías. Si la celda de al lado tiene algo, el texto se ve cortado, pero sigue completo por dentro (lo puede ver en la barra de fórmulas). Para ensanchar la columna, ponga el puntero del mouse en la línea que separa dos letras de columna, arriba, y haga doble clic: la columna se ajusta al dato más largo.
Error común. Ver ######## en una celda y pensar que el dato se dañó. No se dañó: el número o la fecha no caben en el ancho de la columna. Ensanche la columna y el dato aparece.
Corregir y borrar
- Reemplazar todo el dato: seleccione la celda y escriba encima. Lo nuevo reemplaza lo viejo al pulsar Enter.
- Cambiar solo una parte: haga doble clic en la celda (o selecciónela y pulse F2) y el cursor aparece dentro del texto. También puede hacer clic en la barra de fórmulas y corregir ahí.
- Borrar: seleccione la celda y pulse Supr (en algunos teclados dice Delete). Se borra el contenido.
- Deshacer: si se equivoca, Ctrl+Z deshace lo último que hizo. Lo verá con más detalle mañana.
Su primera fórmula: el signo igual
Una fórmula es una instrucción para que Excel calcule. Toda fórmula empieza con el signo igual =, que en el teclado se escribe con Mayús+0. El signo igual le avisa a Excel: «lo que sigue no es texto, es una cuenta».
Pruebe así:
- Haga clic en una celda vacía.
- Escriba
=12*250(doce por doscientos cincuenta). - Pulse Enter. La celda muestra 3000.
En la computadora no hay un signo de «por» ni uno de «entre», así que Excel usa estos operadores (los signos de las cuentas):
| Operador | Cuenta | Ejemplo | Resultado |
|---|---|---|---|
+ | Sumar | =4300+1100 | 5400 |
- | Restar | =5000-1100 | 3900 |
* (asterisco) | Multiplicar | =4*4300 | 17200 |
/ (barra) | Dividir | =17200/4 | 4300 |
Para sacar un porcentaje, multiplique por el número seguido del signo %. El IVA (el impuesto al valor agregado) de Costa Rica es del 13 %, así que el IVA de una compra de ₡10 000 se calcula con =10000*13%, que da 1300. Es lo mismo que multiplicar por trece centésimas: =10000*0,13.
El día 5 va a ver todos los operadores y en qué orden los resuelve Excel. Por ahora, con estos le basta.
Error común. Olvidar el signo igual. Si escribe 12*250 sin el =, Excel lo guarda como texto y muestra «12*250» tal cual. Otro error frecuente es usar la letra x para multiplicar: =12x250 no funciona; se usa el asterisco.
Fórmulas con referencias: la verdadera ventaja
Calcular =12*250 es como usar una calculadora. La fuerza de Excel aparece cuando la fórmula usa las direcciones de otras celdas en vez de números fijos. Vea esta lista de compras:
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Artículo | Cantidad | Precio | Total |
| 2 | Café molido | 4 | 4300 | =B2*C2 → 17200 |
| 3 | Azúcar | 3 | 1100 | =B3*C3 → 3300 |
La fórmula =B2*C2 dice: «multiplique lo que haya en B2 por lo que haya en C2». Si mañana el café sube a 4500, usted cambia solo la celda C2 y el total de D2 pasa a 18000 sin tocar la fórmula. Eso se llama recalcular, y Excel lo hace solo cada vez que un dato cambia.
No hace falta escribir las direcciones a mano. Escriba =, haga clic en B2, escriba *, haga clic en C2 y pulse Enter. Excel escribe las direcciones por usted y las pinta de colores para que vea qué celdas está usando.
Copiar la fórmula hacia abajo
Si tiene veinte artículos, no escriba veinte fórmulas. Escriba la primera y cópiela con el controlador de relleno: el cuadrito verde de la esquina inferior derecha de la celda seleccionada. Ponga el puntero encima (se vuelve una cruz negra delgada) y arrástrelo hacia abajo, o haga doble clic en él para que llegue solo hasta el final de la lista. Excel ajusta cada fórmula a su fila: en D3 queda =B3*C3, en D4 =B4*C4, y así. Mañana verá el controlador de relleno a fondo.
La primera función: SUMA
Para sumar veinte totales podría escribir =D2+D3+D4+…, pero es largo y es fácil saltarse uno. Para eso existen las funciones: fórmulas que ya vienen hechas y tienen nombre. La más usada es SUMA (en las computadoras con Excel en inglés se llama SUM):
=SUMA(D2:D21)Se lee: «sume todo lo que hay desde D2 hasta D21». Entre los paréntesis va lo que la función necesita; a eso se le llama argumento. Aquí el argumento es un rango.
La forma más rápida de sumar es el botón Autosuma (el símbolo Σ, en la pestaña Inicio, grupo Edición, y también en la pestaña Fórmulas):
- Haga clic en la celda vacía que está justo debajo de la columna de números.
- Haga clic en Autosuma. Excel escribe la función SUMA y marca con una línea punteada el rango que cree que usted quiere sumar.
- Revise que el rango sea el correcto y pulse Enter.
Si quiere sumar celdas que no están juntas, sepárelas con punto y coma: =SUMA(D2;D11) suma solo D2 y D11.
Punto y coma o coma. En Excel en español con la configuración de Costa Rica, los argumentos de una función se separan con punto y coma: =SUMA(D2;D11). En una computadora configurada en inglés se separan con coma: =SUM(D2,D11). Es lo mismo; solo cambia el signo. En este curso se enseña con ;, y el laboratorio acepta los dos. Si alguna vez ve SUM en lugar de SUMA, es la misma función con su nombre en inglés.
Un truco para revisar sin escribir nada: seleccione varias celdas con números (haga clic en la primera y arrastre hasta la última) y mire la barra de estado, abajo. Ahí aparece la suma de lo seleccionado.
Ver las fórmulas en lugar de los resultados
Para revisar una hoja completa, a veces conviene ver todas las fórmulas al mismo tiempo. En la pestaña Fórmulas, grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en Mostrar fórmulas. Cada celda muestra su fórmula en vez del resultado. Vuelva a hacer clic en el mismo botón para regresar a la vista normal. No cambia nada del libro: es solo una forma de mirar.
Guardar el libro
Lo que no se guarda se pierde si se va la luz o se cierra Excel. La primera vez que guarda un libro:
- Haga clic en la pestaña Archivo y después en Guardar como.
- Haga clic en Examinar y elija la carpeta, por ejemplo Documentos.
- En Nombre de archivo, escriba un nombre claro, como
suministros-octubre. - En Tipo, deje Libro de Excel (*.xlsx).
- Haga clic en Guardar.
Desde ahí, cada vez que haga cambios, guarde con el botón del disquete de la barra de herramientas de acceso rápido o con el teclado: Ctrl+G en Excel en español (Ctrl+S en Excel en inglés). La tecla F12 abre directo el cuadro Guardar como en los dos idiomas.
Si el libro está guardado en OneDrive o SharePoint (los espacios de Microsoft para guardar archivos en internet), arriba a la izquierda aparece el interruptor Autoguardado: cuando está activado, Excel guarda cada cambio solo.
Otros formatos de archivo
En Guardar como, la lista Tipo ofrece muchos formatos. Estos son los que tiene que conocer:
| Formato | Extensión | Cuándo usarlo |
|---|---|---|
| Libro de Excel | .xlsx | El normal. Úselo casi siempre. |
| Libro de Excel habilitado para macros | .xlsm | Cuando el libro tiene macros (pequeños programas que automatizan tareas). |
| Libro de Excel 97-2003 | .xls | Para alguien que todavía usa una versión muy vieja de Excel. Algunas funciones nuevas se pierden. |
| CSV (delimitado por comas) | .csv | Para pasar datos a otro programa, como un sistema de facturación. Guarda solo el texto de la hoja activa: sin formato, sin fórmulas (quedan los resultados) y sin las demás hojas. |
.pdf | Para mandar un reporte que nadie debe modificar y que se ve igual en cualquier equipo. | |
| Plantilla de Excel | .xltx | Un modelo para empezar libros nuevos, como un formato de factura que se usa cada mes. |
Para crear un PDF también puede ir a Archivo → Exportar → Crear documento PDF/XPS, elegir la carpeta y hacer clic en Publicar. Y en Archivo → Exportar → Cambiar el tipo de archivo están los demás formatos.
En el examen. Una tarea típica: «Guarde el libro como CSV en la carpeta Documentos con el nombre Clientes». Lea con calma el nombre y la carpeta que pide; si Excel le avisa que el formato CSV no conserva algunas características, acepte, porque es lo esperado.
La barra de herramientas de acceso rápido
Es la fila corta de botones de arriba a la izquierda (o debajo de la cinta). Sirve para tener a un clic los comandos que más usa. Si no la ve, haga clic derecho en cualquier parte de la cinta y elija Mostrar barra de herramientas de acceso rápido.
- Agregar un comando: haga clic derecho en cualquier botón de la cinta, por ejemplo Autosuma, y elija Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido. También puede abrir la flechita del extremo de la barra (Personalizar barra de herramientas de acceso rápido) y marcar los comandos de la lista, como Vista previa de impresión.
- Quitar un comando: haga clic derecho en el botón dentro de la barra y elija Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido.
- Cambiarla de lugar: en esa misma flechita, elija Mostrar debajo de la cinta de opciones (o encima).
- Opciones completas: Archivo → Opciones → Barra de herramientas de acceso rápido le muestra todos los comandos de Excel, con los botones Agregar y Quitar y flechas para ordenarlos.
En Archivo → Opciones también se cambian otras preferencias de Excel. En General está el nombre de usuario que aparece en los comentarios; en Guardar, cada cuántos minutos Excel guarda una copia de recuperación por si se cierra de golpe.
Repaso: lo que hizo hoy, en orden
- Un libro tiene hojas; cada hoja tiene celdas con una dirección como B3.
- Los textos van a la izquierda y los números a la derecha. Los números se escriben sin palabras.
- Las fórmulas empiezan con
=y usan+,-,*y/. - Con referencias (
=B2*C2), el resultado se actualiza solo cuando cambia un dato. =SUMA(D2:D21)suma un rango; con;se suman celdas sueltas.- Se guarda con Archivo → Guardar como, y en la lista Tipo se elige el formato.
Su turno
En el laboratorio tiene la lista de suministros de Laura en una hoja de cálculo de verdad. Las tareas aparecen una a la vez y se marcan solas cuando las cumple. Va a corregir dos datos mal escritos, agregar un artículo, escribir sus primeras fórmulas y sacar el total con IVA. Si se traba, pida una pista. Y no tenga miedo de equivocarse: Ctrl+Z deshace, y el botón Reiniciar le devuelve la hoja como estaba al principio.