Piense en todo lo que vive en el WhatsApp, el correo y el Instagram de su negocio: los chats con clientes, las cotizaciones, los pedidos, años de seguidores. Ahora piense que todo eso está protegido por una sola contraseña, que probablemente usa en más de un lugar.
La buena noticia es que hay un ajuste que se activa en cinco minutos por cuenta y cambia todo: la verificación en dos pasos. Con ella, aunque alguien consiga su contraseña, no puede entrar. Acá va cómo activarla en cada plataforma, en el orden en que conviene hacerlo.
Qué es, en una frase
Es un segundo candado. Para entrar se pide la contraseña y algo que solo usted tiene: un PIN, un código que aparece en su celular o una confirmación con la huella. Una contraseña se puede adivinar o filtrar; su celular en la mano, no.
Hoy muchas plataformas ofrecen además las llaves de acceso (en inglés, passkeys): entra con la huella, la cara o el bloqueo de pantalla, sin escribir contraseña. Si la plataforma se las ofrece, acéptelas: son más cómodas y más seguras.
1. El correo, primero que todo
Con el correo se recupera casi todo lo demás: las redes, la página web, el dominio, los servicios en la nube. Por eso es la cuenta que se protege primero.
Si usa Gmail o una cuenta de Google:
- Entre a myaccount.google.com y abra Seguridad.
- En la parte de cómo inicia sesión, toque Verificación en dos pasos y siga los pasos.
- En esa misma sección, active las llaves de acceso.
- Descargue los códigos de respaldo y guárdelos en un lugar seguro, fuera del celular.
Si el correo de su negocio es de Outlook o de otro proveedor, la opción tiene un nombre parecido dentro de los ajustes de seguridad de la cuenta.
2. WhatsApp y WhatsApp Business
- Abra WhatsApp y entre a Ajustes (o Configuración).
- Toque Cuenta y luego Verificación en dos pasos.
- Toque Activar y escoja un PIN de seis dígitos. Que no sea su fecha de nacimiento ni 123456.
- Agregue un correo de recuperación, por si un día olvida el PIN.
WhatsApp le pedirá ese PIN cada cierto tiempo para que no se le olvide. En la misma sección de Cuenta puede activar también las llaves de acceso, si su teléfono las tiene.
De paso, revise en Dispositivos vinculados que solo aparezcan las computadoras que usted reconoce.
3. Instagram y Facebook
Las dos se manejan desde el mismo lugar:
- Entre a Configuración y abra el Centro de cuentas.
- Toque Contraseña y seguridad y luego Autenticación en dos pasos.
- Escoja la cuenta y el método. Una aplicación de autenticación es más segura que los mensajes de texto.
- Guarde los códigos de recuperación.
Si su página de Facebook la administran varias personas, que todas tengan activada la verificación en dos pasos: la cuenta es tan segura como el administrador menos cuidadoso.
4. Revise si su correo ya apareció en una filtración
Cada año, empresas de todo el mundo sufren filtraciones de datos, y en muchas se cuelan correos y contraseñas de sus usuarios. Usted lo puede revisar en dos minutos:
- En haveibeenpwned.com, escriba su correo. El sitio le dice en qué filtraciones conocidas aparece.
- Si guarda sus claves en Google, entre a passwords.google.com y use la Revisión de contraseñas: le avisa cuáles están repetidas, son débiles o aparecieron en filtraciones.
Si su correo aparece, cambie la contraseña de esa cuenta y de cualquier otra donde usara la misma. Y active la verificación en dos pasos ahí, si todavía no la tiene.
5. Tres hábitos que completan el trabajo
- Una contraseña distinta para cada cuenta. Nadie se las aprende: para eso existen los administradores de contraseñas, como el de Google, el llavero de iCloud en iPhone o aplicaciones dedicadas.
- Las cuentas del negocio, a nombre del negocio. Que el correo, las redes y el dominio no dependan del correo personal de un empleado que mañana se puede ir.
- Dos administradores, siempre. En la página de Facebook, en el perfil de Google y en la página web, que haya al menos dos personas de confianza con acceso, cada una con su propia cuenta.
No se olvide de su página web
Si su negocio tiene página web, el acceso de administrador también necesita su segundo candado, igual que el panel donde se maneja el dominio. Y no basta con la puerta: conviene tener respaldos y actualizaciones al día. Eso es lo que cubre un buen mantenimiento web. Y si ya es tarde, el orden para recuperar una página hackeada está en nuestra guía de las primeras 24 horas.
Si su negocio todavía usa un correo de Gmail o Hotmail para atender clientes, un correo con el dominio de su empresa se ve más profesional y le da control total de las cuentas, aunque cambie el personal.
La lista para hacer hoy
- Verificación en dos pasos y llaves de acceso en el correo.
- PIN de seis dígitos en WhatsApp y revisión de dispositivos vinculados.
- Autenticación en dos pasos en Instagram y Facebook, para todos los administradores.
- Revisar el correo en haveibeenpwned.com.
- Guardar los códigos de respaldo fuera del celular.
Son unos quince minutos en total. Después, solo un código de vez en cuando, y la tranquilidad de que lo que construyó en sus cuentas está protegido.
Para ir más allá, vea nuestra guía de ciberseguridad para pymes en Costa Rica.