Piense en dos correos que le llegan pidiendo una cotización. Uno viene de sunegocio2019@gmail.com y el otro de ventas@sunegocio.com. Aunque los dos sean del mismo negocio, el segundo se ve más serio. Y con tanta estafa suelta, esa diferencia pesa más de lo que parece.
Tener un correo con el nombre de su negocio no es caro ni complicado. Acá le explico qué se necesita, cuánto cuesta cada opción y los errores que hacen que los correos terminen en spam.
Por qué vale la pena
- Confianza. Un correo con su dominio le dice al cliente que detrás hay un negocio establecido, no una cuenta que se abrió ayer.
- Menos riesgo de estafa. Cualquiera puede abrir un Gmail con el nombre de su negocio y escribirle a sus clientes. Un correo con su dominio no se puede copiar así de fácil, sobre todo si está bien configurado.
- El correo es de la empresa, no de la persona. Si un empleado se va, usted le cambia la contraseña o le pasa el buzón a otro, y los clientes siguen escribiendo a la misma dirección.
- Su marca en cada correo. Cada cotización, cada factura y cada respuesta repite el nombre de su negocio.
Qué se necesita: dos cosas
- Un dominio propio, que es la dirección de su negocio en internet: sunegocio.com o sunegocio.cr. Se paga una vez al año. Un .com ronda los $10 a $15. Un .cr lo vende NIC Costa Rica a $70 más IVA al año, y un .co.cr a $25 más IVA.
- Un servicio de correo que use ese dominio. Es el que le da el buzón, la aplicación en el celular y el espacio para guardar los correos.
Con esas dos cosas, se agregan unos registros en el dominio para conectarlos. Es trabajo de una tarde para alguien que lo ha hecho antes, y un dolor de cabeza para quien lo hace por primera vez.
Las opciones y lo que cuestan
| Opción | Precio | Para quién |
|---|---|---|
| Google Workspace (Gmail con su dominio) | $7 por usuario al mes con plan anual, $8,40 mes a mes | Quien ya usa Gmail y Google Drive y no quiere aprender nada nuevo |
| Microsoft 365 Business Basic (Outlook) | $7 por usuario al mes desde julio de 2026 | Empresas que trabajan con Outlook, Word y Excel |
| Zoho Mail Lite | Alrededor de $1 por usuario al mes | Negocios pequeños que quieren un correo profesional barato |
| Zoho Mail gratis | $0, hasta 5 usuarios | El que arranca: se usa solo desde la web o la aplicación de Zoho |
| Reenvío a su Gmail | $0, por ejemplo con Cloudflare Email Routing | Quien solo quiere recibir en su dirección y leer todo en el Gmail de siempre |
Los precios son en dólares y los pone cada empresa, así que pueden cambiar. Revise siempre la página oficial antes de contratar.
¿Y el correo que viene con el hosting?
Muchos planes de hosting incluyen "correos ilimitados". Sirven, pero con dos peros. Si el servidor se cae, se caen la página y el correo juntos. Y como ese servidor lo comparten cientos de sitios, a veces uno de ellos manda spam y la mala fama le cae a todos, incluido usted. Para un negocio que vive del correo, conviene tenerlo separado.
¿Cuál le conviene?
- Trabaja solo o con una o dos personas: Zoho Mail, gratis o Lite. Tiene la dirección profesional por casi nada.
- Ya vive en Gmail y Google Drive: Google Workspace. Es lo mismo que ya conoce, pero con su nombre.
- La empresa trabaja con Word, Excel y Outlook: Microsoft 365.
- Solo quiere que la dirección exista y recibir en su Gmail personal: el reenvío gratis. Ojo que para responder desde la dirección de su negocio hay que configurar algo más, o la respuesta sale desde el Gmail.
El truco para no pagar de más: los alias
No hace falta pagar un usuario por cada dirección. ventas@, info@ y facturas@ pueden ser alias de un mismo buzón, y los alias no se cobran. Todo le llega a la misma bandeja, y puede responder desde la dirección que quiera.
Solo se paga un usuario por cada persona que necesite su propia bandeja y su propia contraseña. Un negocio de tres personas con cinco direcciones paga tres usuarios, no cinco.
Lo técnico que casi nadie configura (y por eso llegan a spam)
Hay tres registros que se agregan en el dominio y que le demuestran a Gmail, Outlook y compañía que el correo de verdad salió de su empresa:
- SPF: la lista de servidores que tienen permiso de mandar correo en nombre de su dominio.
- DKIM: una firma digital en cada correo que prueba que nadie lo cambió en el camino.
- DMARC: le dice al que recibe qué hacer con un correo que dice ser suyo pero no pasa las otras dos pruebas.
Sin estos tres, sus cotizaciones tienen más chance de terminar en spam, y cualquiera puede mandar correos haciéndose pasar por su negocio. Casi ninguna PYME los tiene bien puestos. Hablamos más de esto en ciberseguridad para PYMES en Costa Rica.
Los errores que salen caros
- Que el dominio quede a nombre del programador. Si se pelean o desaparece, usted pierde la página y el correo el mismo día. El dominio tiene que estar a su nombre, siempre.
- Dejar vencer el dominio. Si no se renueva, dejan de llegar los correos, y alguien más lo puede comprar. Active la renovación automática.
- No activar la verificación en dos pasos. Desde el correo se recupera todo lo demás: el banco, las redes, la página. Es lo primero que hay que proteger.
- Usar la cuenta personal de un empleado como administrador. El día que se va, se lleva las llaves.
¿Y si ya tengo página web?
Mejor todavía: si ya tiene dominio, ya tiene la mitad. Solo falta escoger el servicio de correo y configurarlo. Si todavía no tiene página, lo lógico es hacer las dos cosas juntas, porque el dominio es el mismo. En página web gratis explicamos qué se puede hacer sin pagar, y en cuánto cuesta una página web en Costa Rica, los costos de cada año.
Se lo dejamos listo
Cuando hacemos una página web, el dominio queda a su nombre y le dejamos configurado el correo con su dominio, con SPF, DKIM y DMARC puestos, en la opción que mejor le calce a su negocio y a su bolsillo. Si ya tiene página y solo quiere el correo, también lo hacemos: escríbanos por WhatsApp y le decimos cuál opción le conviene, aunque sea la gratis.